Bir B2B bayi portalı ancak ERP'nizle aynı bilgiyi gösterdiği sürece işe yarar. Portaldaki stok ya da fiyat ERP'dekinden farklıysa bayi yanlış sipariş verir, satış ekibi de yine telefonla düzeltmeye uğraşır. Bu rehber, ERP ile portalı bağlarken karar vermeniz gereken konuları özetler.
Temel kural: tek doğruluk kaynağı ERP'dir
Ürün kartı, stok, fiyat listesi, cari hesap ve fatura ERP'de tutulur; portal bunları gösterir. Portalda doğan tek kayıt siparişin kendisidir ve o da ERP'ye aktarılır. Aynı bilgiyi iki yerde elle güncellemek, er ya da geç iki farklı doğruya yol açar.
Hangi veri hangi yönde akar?
ERP'den portala:
- Ürünler: stok kodu, ad, marka, OEM ve muadil kodları, birim, KDV oranı
- Stok miktarları (ya da yalnız "var / yok" bilgisi)
- Fiyat listeleri, bayi grubu iskontoları, kampanyalar, döviz kurları
- Cariler: bayi kodu, unvan, adresler, bayi grubu
- Cari bakiye, ekstre hareketleri ve faturalar
Portaldan ERP'ye:
- Siparişler: bayi kodu, kalemler (stok kodu, adet, fiyat), teslimat adresi, not
Geri bildirim: Siparişin ERP'de onaylanması, sevk edilen ve iptal edilen kalemler portala geri yazılırsa bayi "siparişim ne durumda?" diye aramaz.
Yöntem: dosya mı, API mi?
- Dosya aktarımı (Excel, CSV, JSON): Başlamak için en kolay yol. ERP'den liste alınır, portala yüklenir. Sakıncası, güncelliğin dosyayı yükleyen kişiye bağlı olmasıdır; ilk kurulum ve toplu düzeltmeler için uygundur.
- API ile bağlantı: ERP ya da araya yazılan küçük bir aktarım programı portalın API'sine düzenli aralıklarla veri gönderir ve yeni siparişleri çeker. Kalıcı çözüm budur. Portalın API belgesinin açık olması, kendi yazılım ekibinizin ya da ERP iş ortağınızın bağlantıyı yazabilmesi için önemlidir.
- Hazır bağlayıcı: Bazı ERP iş ortakları belirli portallar için hazır modül sunar. Varsa en hızlı yol odur; yoksa API yeterlidir.
Ne sıklıkla eşitlenmeli?
- Stok: Hızlı dönen ürünlerde birkaç dakikada bir; değişen kalemleri göndermek tüm listeyi göndermekten hafiftir.
- Fiyat ve iskonto: Değiştiğinde ya da günde bir kez.
- Cari bakiye ve ekstre: Günde bir ya da birkaç kez.
- Sipariş: Mümkün olduğunca sık; bayi siparişinin ERP'ye geçtiğini hızla görmek ister.
Kod eşleştirme
Entegrasyonun büyük kısmı kodların iki tarafta aynı olmasıdır:
- Ürün, ERP'deki stok koduyla tanınmalı; portal kendi kodunu üretmemeli.
- Bayi, ERP'deki cari koduyla eşleşmeli.
- OEM ve muadil kodları ayrı alanlarda tutulmalı; arama bu alanlarda boşluk, tire ve nokta farkını yok saymalı.
Hata yönetimi
Binlerce kalemlik bir aktarımda birkaç satırın hatalı olması normaldir (eksik alan, tanımsız marka, negatif fiyat). İyi bir entegrasyon hatalı satırlar yüzünden bütün aktarımı reddetmez: doğru satırları alır, hatalıları gerekçesiyle geri bildirir. Bu bildirimlerin birinin önüne düşmesi, sessizce kaybolmasından iyidir.
Güvenlik
- Bağlantı yalnız HTTPS üzerinden yapılmalı.
- Her entegrasyon için ayrı bir API anahtarı kullanılmalı; anahtar gerektiğinde iptal edilip yenisi verilebilmeli.
- Mümkünse anahtar yalnız sizin sunucunuzun IP adresinden kabul edilmeli.
- Aşırı istek sınırı olmalı; hatalı yazılmış bir döngü portalı yavaşlatmamalı.
Başlarken
- ERP'nizin dışa aktarabildiği alanları ve API seçeneklerini listeleyin.
- Portalı önce dosyayla doldurup kod eşleşmesini kontrol edin.
- Ardından stok ve fiyat için düzenli eşitlemeyi, sonra sipariş aktarımını kurun.
- İlk haftalarda portal ile ERP'yi birkaç örnek ürün ve bayi üzerinden karşılaştırın.
B2B portalın kendisini anlatan rehber: B2B bayi sipariş portalı nedir?. Portalı örnek veriyle görmek için canlı demoyu gezebilirsiniz.